ICS01.140.20 A14 中华人民共和国国家标准 GB/T18894—2016 代替GB/T18894—2002 电子文件归档与电子档案管理规范 Specificationonelectronicdocumentsarchivingand electronicrecordsmanagement 2016-08-29发布 2017-03-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布 前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准代替GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》。 本标准与GB/T18894—2002相比主要变化如下: ———将标准名称更改为“电子文件归档与电子档案管理规范”,增加了必要的规范性引用文件和术 语或定义; ———根据电子文件、电子档案管理要求,专设第5章对业务系统、电子档案管理系统相关功能提出 明确要求; ———自第6章开始用5个章节分别描述电子文件、电子档案主要业务环节管理要求,包括电子文件 归档范围、电子文件的收集与整理、电子文件归档与电子档案编目、电子档案的管理、电子档案 的处置。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位:国家档案局。 本标准主要起草人:毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。 本标准所代替标准的历次版本发布情况为: ———GB/T18894—2002。 ⅠGB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档与电子档案的编 目、管理与处置的一般方法。 本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档 案管理,其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T2828.1—2012 计数抽样检验程序 第1部分:按接收质量限(AQL)检索的逐批检验抽样 计划(ISO2859-1:1999,IDT) GB/T7156—2003 文献保密等级代码与标识 GB/T9704—2012 党政机关公文格式 GB/T11821—2002 照片档案整理规范 GB/T11822—2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T12628—2008 硬磁盘驱动器通用规范 GB/T17678—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB/T20988—2007 信息安全技术 信息系统灾难恢复规范 GB/T26163.1—2010 信息与文献 文件管理过程 文件元数据第1部分:原则(ISO23081-1, IDT) GB/T29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T13—1994 档号编制规则 DA/T15—1995 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T18—1999 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 DA/T28—2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T31 纸质档案数字化技术规范 DA/T32—2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T47—2009 版式电子文件长期保存格式需求 ISO13008:2012 信息与文献 数字档案转换和迁移过程(Informationanddocumentation— Digitalrecordsconversionandmigrationprocess) ISO/TR13028:2010 信息与文献 档案数字化实施指南(InformationanddocumentationImple- mentationguidelinesfordigitizationofrecords) ISO16175.2:2011 信息与文献 电子办公环境中档案管理原则和功能要求 第2部分:数字档 1GB/T18894—2016 案管理系统指南与功能要求(Principlesandfunctionalrequirementsforrecordsinelectronicofficeen- vironments—Part2:Guidelinesandfunctionalrequirementsfordigitalrecordsmanagementsystems) ISO16175.3:2010 信息与文献 电子办公环境中档案管理原则和功能要求 第3部分:业务系 统中档案管理指南与功能要求(Informationanddocumentation—Principlesandfunctionalrequire- mentsforrecordsinelectronicofficeenvironments—Part3:Guidelinesandfunctionalrequirements forrecordsinbusinesssystems) 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 electronicdocument 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 3.2 电子档案 electronicrecords 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.1)。 3.3 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。 注:改写GB/T26162.1—2010,定义3.12。 3.4 组件 component 构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。 [ISO16175.2—2011,3术语和定义] 示例:文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。 3.5 真实性 authenticity 电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。 3.6 可靠性 reliability 电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。 3.7 完整性 integrity 电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 3.8 可用性 useability 电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。 3.9 业务系统 businesssystem 形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。 示例:办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促 进机构事务处理的应用系统。 2GB/T18894—2016