ICS  93.080.01 R 18 DB34 安 徽 省 地 方 标 准 DB 34/T 2912—2017 高速公路养护档案管理标准化指南 Highway maintenance archives management standardization guide 文稿版次选择 2017 - 09 - 15 发布 安徽省质量技术监督局 2017 - 10 - 15 实施 发 布 DB34/T 2912—2017 前    言 本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。 本标准由安徽省交通运输厅提出并归口。 本标准主要起草单位：安徽省交通控股集团有限公司。 本标准参与起草单位：南京玄海得渊交通科技有限公司。 本标准主要起草人：蔡传勇、袁明园、邓陈记、陶卫国、顾建军、黄勇、张立之、吉伟、纪鑫和、 陈彩霞、王姿懿、李磊、王磊、肖亚东、涂勇。 I DB34/T 2912—2017 高速公路养护档案管理标准化指南 1 范围 本标准规定了高速公路养护档案管理工作的术语和定义、一般规定、工作职责、养护文件的质量要 求、养护文件的收集、整理与归档以及养护档案保管与利用、档案管理工作检查考核。 本标准适用于高速公路小修保养、中修工程、大修工程及专项工程养护的档案管理，其他等级公路 养护档案管理可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 高速公路营运管理单位 highway operation management unit 负责管理所辖高速公路的收费、养护及安全等营运管理工作的单位。 3.2 养护工程管理文件 maintenance engineering management documents 在养护工程的检测、设计、施工、监理及交竣工验收等管理过程中形成的以及与工程管理相关的， 具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的文件和资料。 3.3 养护档案 maintenance archives 按照档案组卷要求，经规范整理并归档的的养护工程文件。 4 一般规定 1 DB34/T 2912—2017 4.1 高速公路养护档案管理工作应遵循“统一要求、分级管理”的原则。省级高速公路营运管理单位 负责养护档案工作的业务指导与监督，各区域高速公路营运管理单位负责所辖高速公路的养护档案的具 体管理工作。 4.2 高速公路营运管理单位应明确养护档案管理的责任部门，建立档案管理制度，明确分工与职责。 4.3 参与高速公路养护工程的检测、设计、施工、监理等单位应按合同文件要求配备文件管理员，负 责养护工程文件的收集、整理、归档等工作。档案管理人员应接受过相应档案管理业务知识培训，胜任 相关管理工作。 4.4 养护工程文件的收集、整理应与养护日常管理工作及养护项目实施同步进行，文件应准确反映某 一周期内养护工程管理工作的全部内容及真实情况。 4.5 高速公路营运管理单位应逐步建立养护档案管理系统，对养护档案实施信息化管理。 5 工作职责 5.1 省级高速公路营运管理单位 5.1.1 5.1.2 5.1.3 核。 5.2 贯彻执行国家、省养护档案管理工作方针政策，制定相关档案管理实施方案及管理细则。 配合交通运输行业主管部门和档案行政管理机关对养护档案的监督检查工作。 监督和指导下级养护档案管理工作的开展，并组织对养护档案管理工作开展的情况进行检查考 区域高速公路营运管理单位 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 设计单位 5.3.1 5.3.2 5.4 建立养护档案管理工作制度，明确档案管理负责人，配备专（兼）职的档案管理人员。 负责养护工程管理文件的归档工作。 设置档案室，对养护档案进行统一保管与利用。 收集、整理养护工程项目设计文件，及时向高速公路营运管理单位移交。 在养护工程实施过程中，及时收集并向高速公路营运管理单位提交设计变更文件。 监理、施工单位 5.4.1 明确本单位养护工程项目档案管理的责任人，负责档案管理工作。 5.4.2 按合同要求完成与养护工程项目有关的文件收集、整理、归档工作，及时向高速公路营运管理 单位移交。 5.4.3 对本单位养护工程项目文件进行审查，保证已签认文件完整、准确、系统。 5.4.4 按合同要求设置资料文件存放场所及配备相关设施，满足养护工程项目过程文件的收集存放需 求。 5.5 检测、科研等单位 收集、整理检测、科研等相关资料，及时向高速公路营运管理单位移交。 6 文件的收集 6.1 2 一般要求 DB34/T 2912—2017 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 应按照“谁形成、谁负责”的原则，应及时、准确、完整、系统收集。 养护工程管理文件内容应做到图物相符、技术数据准确可靠。 文件的填写、编制、审核、审批、签认等应符合相关规定。 收集范围 6.2.1 养护工程管理文件的收集范围见附录 A。 6.2.2 高速公路养护工程日常管理文件收集范围主要包括高速公路建设过程中形成的对养护工程管理 工作有参考利用价值的文件， 以及高速公路运营管理单位在管理过程中形成的与养护工程有关的、具 有保存利用价值的文件。 6.3 收集时间 6.3.1 养护工程管理文件应按形成的先后顺序或项目完成情况由各参与单位及时收集。 6.3.2 养护工程日常管理文件的收集应与文件的形成同步进行，养护工程项目管理文件的收集应与施 工进度和交（竣）工验收工作同步进行。 6.4 文件质量要求 6.4.1 纸质文件 6.4.1.1 文件应使用耐久性的材料书写、绘制，要求字迹工整、清晰，其中的图表和文字说明一律使 用国家法定计量单位和符号。文件签名应是本人手签全名或授权代表手签全名。 6.4.1.2 文字、数据、图表应采用 A4、A3 纸，小于 A4 或破损的文件材料应托裱，超过 A3 的应按 照 A3 或 A4 尺寸折叠。不易保存的文件应复制，复制件附在原件后一并归档。 6.4.1.3 文件材料应为原件。其中合同、协议、签证等文件应为正本，不得用副本或复印件；施工记 录、工程签证单、试验单、设计变更单等图表和数据应为原件；主送和抄送本单位的文件材料应存红头 文件原件，不得用复印件；养护工程材料质量证明文件应为原件，特殊原因为复印件的，应由供应商加 盖单位公章确认。 6.4.1.4 文件材料不得随意修改，文字、数字、图形需要修改的，应用斜线将写错的字划去，在旁边 书写正确的字，并由修改人在旁边签名，不得使用涂改液、橡皮等其他方式。 6.4.2 声像文件 6.4.2.1 普通胶片照片应由照片、底片(向外单位收集的可以没有底片)等部分组成，彩色底片不宜久 存，对有特殊意义的应复制成黑(白)底片保存。 6.4.2.2 数码照片应采用 500 万像素及以上的数码相机拍摄，照片分辨率不低于 1200×1600 像素， 拍摄时设置“日期时间显示”功能，应采用 6 寸的相纸打印图像，同时应刻录在耐久性好的光盘上， 光盘附有目录，目录应填写档号、案卷题名、照片编号、照片标题（与电子文件的文件名相同）等。 6.4.2.3 所有照片文件应以一组有密切联系的照片为单位填写文字说明，内容要素包括事由、时间、 地点、背景等。 6.4.2.4 音频和视频文件应采用数码设备获取，并保存在不可擦写的光盘内。其中音频文件应为 WAV 或 MP3 格式，视频文件应为 MPEG 或 AVI 格式。图像（声音）应清晰、解说准确，并标注拍摄（录制） 内容、拍摄（录制）时间、时长等。 7 文件的整理与归档 3 DB34/T 2912—2017 7.1 组卷 7.1.1 养护工程管理文件应遵循其自然形成的规律和成套性原则进行组卷，便于检索、查找、利用。 7.1.2 养护工程日常管理文件应由各文件形成单位按要求进行整理组卷。 7.1.3 养护工程项目管理文件按照 GB/T 11822-2008 及 DA/T 28 要求进行整理组卷。具体要求如下： a) 立项文件、招投标文件、合同文件、工程交（竣）工验收文件、安全管理文件、声像文件等有 关文件材料由高速公路营运管理单位汇总，按问题、时间等要素组卷； b) 设计类文件按原有装订形式由高速公路营运管理单位负责组卷； c) 施工文件由施工单位负责汇总，按工程的划分结合工艺流程进行组卷； d) 监理文件由监理单位负责汇总，按问题、时间等要素组卷； e) 竣工图由施工单位以单位、分部工程为单位组卷。 7.2 案卷编目 7.2.1 一般要求 内容主要包括编制案卷封面、卷内目录、页号、卷内备考表及案卷目录等，相关具体式样应符合 GB/T 11822-2008 附录A 的要求。 7.2.2 7.2.2.1 7.2.2.2 案卷封面的编制 立卷单位：指文件材料的组卷单位。 起止日期：指卷内文件材料形成的最早日期与最迟日期，日期格式采用 8 位阿拉伯数字标注。 示例：2015 年 3 月 28 日至 2015 年 4 月 18 日，应写为 20150328-20150418。 7.2.2.3 保管期限：填写其划定的保管期限，分为 10 年、30 年、永久三种。 7.2.2.4 密级：依据国家有关保密规定（绝密、机密、秘密）确定并填写。当同一案卷内有不同密级 的文件时，应以高密级为本卷密级。无法确定其密级时可不填写。 7.2.2.5 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，应包括卷内文件的主要责任者（或项目名称）、 内容特征、文种（或技术文件名称等）。 示例：XX 高速公路 2015 年度沥青路面养护工程加铺工程开工报告 7.2.2.6 档号：由三级类目组成，可用铅笔填写，其中： ——一级类目：项目代号，一般由高速公路名称拼音大写首字母组成； 示例：如界阜蚌高速公路为 JFB、六武高速公路为 LW。 ——二级类目：年度，填写 4 位数字； ——三级类目：档案分类编号，见附录 A； 7.2.3 卷内目录的编制 7.2.3.1 序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从 1 起依次编写。 7.2.3.2 文件编号：填写文件材料的原始编号或图号，原始文件没有编号的，可不填写。 7.2.3.3 责任者：填写文件材料的直接形成单位或第一责任者